ESTRATÉGIAS PARA VOLTAR AO TRABALHO DE FORMA SEGURA


10 de agosto de 2020

Por ORLANDO BARROZO*

Todas as empresas foram afetadas pela pandemia e tiveram que rever seus procedimentos. Muitos funcionários foram deslocados para trabalho remoto, improvisando espaços em casa e tendo que se adaptar rapidamente ao “novo normal”.

De fato, reunião online jamais será igual aos encontros presenciais – pode ser melhor para uns, e para outros nem tanto. No meio dessa confusão, a tecnologia desempenha papel fundamental para realocar pessoas e processos, na tentativa de reduzir ao mínimo possível os danos para as organizações e seus colaboradores.

O case que descrevemos a seguir é da Red Thread, uma empresa de consultoria com sede em Boston (EUA), que tem dezenas de funcionários. Até março, todos se acomodavam em amplos escritórios no distrito comercial da cidade. Aí, vieram a pandemia e a quarentena. Três meses depois, a direção decidiu planejar a volta de todos ao expediente “normal”, se é que cabe essa palavra.

Reinvenção dos espaços de trabalho

Foi elaborado um “guia de planejamento para a retomada” (Re-entry Planning Guide), distribuído aos funcionários, que traz uma série de medidas sobre saúde e segurança. E destaca uma frase: “No futuro, os ambientes de trabalho exigirão a reinvenção com base em evidências científicas, e as tecnologias emergentes nos oferecem novas soluções para isso”.

No passado, continua o texto, os paradigmas de planejamento dos espaços de trabalho eram focados em custo e na densidade ocupacional. Agora, precisam ser baseados na “capacidade de se adaptar a rupturas econômicas, climáticas e de saúde”.

O “escritório reinventado” é desenhado sob o comprimisso com o bem-estar das pessoas. O uso de ferramentas de comunicação virtual deve preservar o contato cara a cara; no caso, optou-se pelo Microsoft Teams, mas o conceito se aplica a todos os apps de colaboração disponíveis atualmente.

Retrofit em cada setor da empresa

Enquanto os funcionários aprendiam a dominar essa “nova linguagem” do trabalho em suas relações com colegas, clientes e fornecedores, a empresa partiu para uma reestruturação dos escritórios, então vazios. Só havia uma certeza: o funcionamento nunca mais será o mesmo.

Foi elaborado um projeto de redesenho físico dos espaços, em parceria com a fabricante de móveis Steelcase, tradicional fornecedora da Red Thread. Com o título Now, Near, Far (“agora, perto, longe”), o programa de retrofit é composto de fases em que cada setor da empresa é remodelado para permitir a volta da equipe que ali trabalhava, independente das outras áreas.

Na fase Now, mesas e estações de trabalho foram afastadas em 1m80, reduzindo o uso compartilhado; várias delas foram remontadas em layout de 90 graus. A fase Near é aquela onde o pessoal retorna fisicamente a seus postos, e que inclui, é claro, treinamento sobre os novos hábitos e procedimentos recomendados.

A fase Far seria aquela em que todos estarão de volta, embora a empresa não descarte a possibilidade de alguns funcionários permanecerem em home office definitivamente.

Um ponto importante é que também os clientes estão sendo estimulados a participar. No show-room da Red Thread, eles podem marcar hora para vir pessoalmente e entender melhor as mudanças. Esse espaço inclui tecnologias que a empresa considera valiosas nessa transição, como agendamento eletrônico de salas, estações para medição de temperatura do corpo, terminais para comandos por voz e displays do tipo no-touch (para obter uma informação, não é necessário tocar na tela).

John Mitton, vice-presidente responsável pelos equipamentos audiovisuais na Red Thread, resumiu assim o projeto: “Antes, nosso foco era maximizar o uso dos espaços; agora, é oferecer total suporte à separação”.

Um exemplo: o número de assentos foi reduzido em 35%. As áreas de circulação estão sendo claramente demarcadas e incluem estações sanitárias de álcool gel. Displays de sinalização digital foram espalhados por todo lado, reforçando as orientações e os protocolos de segurança.

Vendendo a ideia aos clientes

A empresa tomou a decisão de transformar o novo layout numa espécie de “mostruário vivo”, para inspirar clientes a também promoverem mudanças em suas próprias instalações – claro, sob consultoria da Red Thread.

Explorando ao máximo os recursos tecnológicos, os funcionários que voltam ao trabalho presencial estão sendo orientados a usar aplicativo de smartphone para reservar previamente suas mesas; a reserva pode ser para o dia todo, ou apenas meio período. Importante é limitar o contato físico com os colegas.

O aplicativo garante os limites de ocupação, e se for estritamente necessário um contato mais próximo o sistema consegue rastrear quem esteve naquela mesa antes e por quanto tempo. “Temos condições de oferecer aos clientes um gerenciamento completo das atividades tanto dos funcionários comuns quanto de gerentes e diretores”, explica Mitton, que define o conceito como “cultura da transparência” voltada ao bem-estar de todos.

*O artigo é uma condensação do publicado em julho pelo site AV Network. Para ver o original na íntegra, clique aqui. 

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