CORONAVÍRUS: UM GUIA TECNOLÓGICO PARA O TRABALHO REMOTO

12 de março de 2020

Ninguém espera ser pego pelo coronavírus, mas a realidade é que mais e mais empresas estão se prevenindo para evitar o pior. Esta semana, Apple e Google ordenaram a seus funcionários que passem a trabalhar de casa, exemplos que estão sendo seguidos por milhares de corporações mundo afora. Além da saúde dos funcionários, há preocupação sobre o impacto da pandemia nos negócios, já que o perigo é real para todo tipo de atividade.

Essa situação ressalta a importância cada vez maior do trabalho remoto, prática que tem se tornado comum no mundo inteiro e que hoje é facilitada por uma série de aparelhos e ferramentas tecnológicas. Do email às conferências via web, da colaboração móvel às plataformas para eventos virtuais, são inúmeros os recursos capazes de preservar a produtividade – e hoje também a segurança – dos trabalhadores.

Apesar de já ser comprovadamente um meio mais prático e eficiente para as organizações, o trabalho remoto ainda não está consolidado na cultura corporativa. Por isso, a chamada experiência de ser um profissional digital pode ser aprimorada, inclusive em momentos difíceis como a expansão de uma epidemia.

Este é um guia desenvolvido para ajudar as empresas a explorar melhor os recursos tecnológicos ligados ao home office e à mobilidade de seus colaboradores. São dicas que temos estudado há algum tempo e que também podem beneficiar o relacionamento com clientes e fornecedores, aumentando a produtividade e o engajamento de todos.

Antes, porém, uma dica simples e direta de quem pesquisa o tema a fundo: a importância da simplicidade e da usabilidade. Para que seu investimento no trabalho remoto valha a pena, evite ferramentas complexas e que exijam muito tempo de adaptação para o funcionário.

1.Qualidade da rede

Verifique se cada funcionário dispõe de uma boa conexão para dar conta do trabalho. Em alguns casos, pode ser necessário investir em planos de dados adicionais. As velocidades de download e upload irão determinar o nível de produtividade.

2.Suporte ao funcionário

Vale a pena pensar num esquema do tipo “tira-dúvidas”, com pessoal da área técnica dando respaldo aos trabalhadores remotos. Pode ser uma boa providência criar um “guia prático” com respostas às dúvidas mais comuns e deixá-lo aberto às consultas de todos. Normas de segurança de redes, por exemplo, cabem nesse documento. E, claro, esse guia deve ser adaptado às necessidades de cada departamento.

3.Segurança dos dados e dos aparelhos

Sempre sai mais barato deixar que cada funcionário utilize seus dispositivos pessoais, mas considerando os riscos de segurança envolvidos essa talvez não seja a melhor solução.

Por isso, muitas empresas preferem adquirir os aparelhos de fornecedores confiáveis e inserir nesses dispositivos suas próprias ferramentas de proteção. Uma alternativa é fazer com que os usuários tragam seus dispositivos para verificação, antes de entrar no esquema de trabalho remoto.

4.Senhas e autenticações

Soluções do tipo VPN (Virtual Private Network) são a escolha natural na maior parte dos casos. Podem ser adotadas em PCs, laptops, smartphones, tablets e demais dispositivos móveis de acesso à internet, com autenticação e criptografia de dados. Uma recomendação básica é nunca escolher uma VPN apenas com base no custo ou numa marca mais famosa. A questão aqui é CONFIABILIDADE. Vale reforçar o que dissemos nos itens 2 e 3: o funcionário nunca deve trabalhar desconectado da rede VPN, que garante a segurança dos dados e dos aparelhos. E essas normas precisam ficar claras para ser cumpridas à risca.

5.Compatibilidade

Outro aspecto fundamental é que a solução VPN escolhida precisa ser compatível com todos os dispositivos utilizados pelos funcionários. Em muitas localidades, já detectamos o bloqueio de endereços IP provocado por diversos fatores. Mande verificar todos os provedores e os postos de trabalho. Algunas VPNs fazem o roteamento do tráfego de dados através de hubs localizados em outros países, e não é incomum esses hubs ficarem congestionados em determinadas horas do dia. E, por último, recomendamos o uso de autenticação 2FA (two-factor authentication), em vez de apenas Ids e senhas. Esse reforço na segurança não implica em custo adicional.

Em tempo: uma VPN não é a única solução de acesso remoto, embora seja a mais conhecida. Existem alternativas mais simples e baratas, como TeamViewer, da Microsoft, Citrix Virtual Apps and Desktops ou Blackberry Digital Workplace. Estas exigem muito menos esforço na implantação e podem resolver o problema quando se trata de pequenas equipes. Mesmo assim, é essencial testar tudo antes e prevenir eventuais falhas de segurança.

6.Comunicação & Colaboração

Por sua própria natureza, o trabalho remoto demanda boa estrutura de comunicação e ferramentas eficientes de colaboração. Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook etc. são algumas boas opções no mercado, assim como as inúmeras soluções de comunicação unificada, mensagens instantâneas e webconference, como GoToMeeting and Zoom. Uma coisa é certa: tudo irá depender do efetivo engajamento dos funcionários com essas ferramentas, algo que precisa ser monitorado e avaliado periodicamente.

Com as restrições do coronavírus, vale a pena conferir soluções inovadoras como Sococo, plataforma de espaços virtuais que simula escritórios físicos; Mural, que simula um whiteboard onde podem ser visualizados gráficos, planilhas etc; e Status Hero, interessante app de localização e monitoramento em tempo real que é alimentado pelos próprios usuários.

E há ainda os assistentes de voz e as ferramentas de realidade virtual e aumentada, que ganham cada vez mais espaço nas corporações e começam a se tornar acessíveis também para quem possui orçamento limitado. Deles, falaremos num próximo artigo.

*O autor escreve para o site Enterprise Web 2.0. Para ler o artigo original na íntegra, clique aqui.

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