INTEGRADORES: AS MELHORES PRÁTICAS DE GERENCIAMENTO

8 de março de 2016

Para alguns integradores, o crescimento no mercado significa colocar em prática lições aprendidas com outros profissionais, especialmente na crítica questão do gerenciamento de projetos e controle sobre as pessoas envolvidas. Para outros, a saída é filiar-se a algum buying group e tentar tirar o máximo proveito das negociações. O fato é que para lidar com certas tecnologias ambos os caminhos podem ser eficientes; não existe “chave mágica” que funcione da mesma forma para todas as empresas. Bem, uma das melhores maneiras que encontramos foi analisar histórias de sucesso que ilustram o que podemos chamar de “melhores práticas” dentro deste segmento.

Um exemplo: em 2015, a empresa DSI (sediada em Reno, Nevada) iniciou um programa detalhado para corte de custos tentando aumentar sua lucratividade. O diagnóstico era que, apesar do lucro em alguns projetos, a empresa estava tendo baixo desempenho financeiro nos balanços anuais. E que era preciso reduzir o pessoal.

“Passamos a analisar continuamente a performance de cada funcionário ou colaborador, comunicando a eles, de forma transparente, os custos mensais de nossa mão-de-obra”, explica Patrick Hartman, gerente de operações. “Com isso, o pessoal começou a entender melhor nossa estrutura de custos, e todos se engajaram no trabalho de nos tornarmos mais eficientes.”

Coordenar melhor a equipe também foi o desafio a que se propôs a empresa Integration Controls, que tem sede em St. Louis. A diretoria de marketing Jamie Briesemeister percebeu que era preciso alinhar melhor os funcionários em torno de objetivos comuns. “Nossas análises de desempenho eram mais focadas em realização de tarefas, e não na atitude das pessoas”, conta ela. “Precisávamos de uma referência para isso, que encontramos após participar do evento Busines Xchange, da CEDIA.”

A partir dessa experiência, a IC criou o que foi chamado de C.A.R.E., que basicamente sintetizava uma série de procedimentos que todos deveriam seguir nas suas relações com colegas, clientes, fornecedores e também com os acionistas da empresa. “Desde o momento em que anunciamos o projeto a todos, ficou óbvio que quem violasse as regras deveria sair da empresa”, explica Jamie, cuja maior lucratividade hoje vêm dos segmentos de iluminação e cortinas elétricas.

Um software de gerenciamento permite documentar tudo sobre cada projeto, e isso ajuda a formular propostas para projetos novos.

Outra ferramenta que algumas empresas integradoras vêm usando para aumentar a rentabilidade chama-se Stratustime. Na InnerSpace, de Port Chester (Nova York), técnicos, engenheiros e programadores são obrigados a se cadastrar com seus dispositivos portáteis assim que que iniciam um projeto; assim, podem imprimir relatórios mostrando exatamente quanto custou cada parte do trabalho (iluminação, áudio, programação etc).

“O programa também leva em conta fatores como horas extras, o que nos permite avaliar se o projeto está custando mais do que o previsto e quais os itens que estão exigindo mais”, explica Andrea Reiner, vice-presidente da empresa. “Também possibilita aprimorar nossas propostas com base no histórico dos projetos anteriores. E, quando um cliente pede desconto, sabemos quanto podemos oferecer.”

Empresas como as citadas acima costumam atuar em parceria com fabricantes como Crestron, Vantage, Savant e Lutron, que fornecem sistemas de automação e/ou iluminação tanto para residências quanto para instalações corporativas. “A ajuda dos fabricantes é muito importante para deixar o cliente satisfeito”, diz Andrea. “A plataforma deve ser amigável, de tal modo que se possa melhorar toda a experiência do usuário. Produzimos tutoriais para cada sistema que projetamos, mas o principal é que o próprio cliente consiga acionar o sistema em seus smartphones e tablets.”

Na Audio Video Innovations, empresa da cidade de McKinney (Texas), a ordem foi reduzir a oferta de produtos e se concentrar nas áreas de venda e instalação. “Os projetos são melhor gerenciados e o número de chamadas de assistência técnica diminuem”, garante Jeff Halloran, presidente da AVI. “Os vendedores conseguem atender e enviar as propostas mais rapidamente, estimando melhor os custos dos produtos. Ao mesmo tempo, podemos negociar melhor com nossos fornecedores e obter deles melhor suporte.”

Halloran aprendeu também que esse relacionamento mais estreito, quando se tem menos fornecedores, é útil para aproveitar oportunidades que aumentam as margens de lucro em determinados produtos. Foi assim que sua equipe começou a perceber valor nas soluções de gerenciamento remoto. “Temos uma central para solução remota de problemas e um serviço pró-ativo para produtos de automação”, diz ele, “que representam uma economia significativa em viagens até a sede do cliente.”

Uma dica preciosa: padronizar

os controles de entrada e saída de peças do

ajuda muito a reduzir os custos.

Já na SmartHome, empresa de San Antonio (Texas), a opção foi juntar-se a um grupo de compras chamado Azione Unlimited. Isso implicou focar os negócios numa pequena quantidade de marcas e oferecer “pacotes de serviço”, o que vem dando bons resultados, segundo Brian Phelt, presidente da empresa. “Acabamos nos tornando mais relevantes para nossos fornecedores e atingimos um giro que antes era impossível”, conta ele, que descobriu ainda uma outra particularidade desse segmento: “Nas propostas, sempre separamos a parte de automação da eletrônica. Quando fazíamos tudo junto, o cliente não percebia tão bem o valor de itens como iluminação e cortinas motorizadas, por exemplo, e havia mais chances de rejeitar a proposta.”

Outro item fundamental apontado pelos integradores é a administração dos estoques de equipamentos. Padronizar a operação de entrada e saída, com um controle permanente das peças que estão em casa, pode fazer muita diferença, como conta Lewis Franke, gerente da Texadia, de Dallas. “Perdíamos muito dinheiro transportando material de um lugar a outro. Às vezes, um aparelho destinado a determinado projeto acaba sendo utilizado em outro, e sem nenhuma documentação. Comprávamos peças demais, sem saber para quê exatamente seriam usadas.”

Depois de contratar um chefe de operações, a Texadia conseguiu baixar expressivamente seus estoques, e com isso os custos de armazenamento. Todo produto passou a ser devidamente registrado com seu destino certo. E os técnicos passaram a documentar cada item usado em cada projeto. “Forçamos o pessoal a não simplesmente tirar o produto do estoque, de modo que até os vendedores sabem se foi usado e como. Esses registros geram dados que são essenciais nos projetos seguintes. Dá mais trabalho, mas tornou-se obrigatório para manter nossas margens.”

Uma rede interna traz todo tipo

de informação sobre os projetos da empresa,

que os funcionários podem acessar até pelo celular.

Outra dica de Franke: com a expansão das redes e a internet das coisas, gerenciar proativamente um sistema passa a ser “ponto crítico” quando surgem problemas técnicos. Poder detectar falhas rapidamente é um serviço hoje muito valorizado, que avança para o modelo chamado recurring revenue (“receita constante”). A empresa utiliza os softwares Ihiji e OVRC para esse tipo de suporte: a troca de uma lâmpada de projetor, por exemplo, é feita quase que na hora.

Na mesma linha, a integradora Premier Group, localizada em Carmel (Indiana), desenvolveu uma rede interna do tipo wiki, que todos os funcionários podem acessar até pelo celular. Ali, são informados o status dos vários projetos em andamento e os dados técnicos envolvidos. “É um espaço virtual onde disseminamos nossas melhores práticas”, orgulha-se Jason Barth, diretor da empresa. “Funciona como um site de consulta, com mecanismo de busca e tags, do tipo ‘como configurar tal sistema’. Colocamos ali também artigos, white papers, comentários de nossos técnicos, relatos sobre cases e links para download.”

Embora utilizem também material técnico fornecido pelos fabricantes, os instaladores da Premier utilizam essa “rede wiki” até para acrescentar itens sobre o funcionamento dos produtos. E Barth diz que esse acaba sendo um grande diferencial competitivo da empresa.

*Artigo publicado originalmente no site Residential Systems. Clique aqui para ler o original na íntegra.